Inventur: Voraussetzungen einer ordnungsgemäßen Durchführung zum 31.12.2016
Jeder Kaufmann, der nach handels- oder steuerrechtlichen Vorschriften Bücher führt, ist verpflichtet, eine Inventur zum Bilanzstichtag –also regelmäßig zum 31. Dezember- durchzuführen. Die entsprechenden Vorschriften ergeben sich aus §§ 240 HGB bzw. 140,141 AO.
Bei der Inventur handelt es sich um die mengenmäßige Erfassung der körperlichen Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens und des Umlaufvermögens durch Wiegen, Messen und Zählen, welches für die Aufstellung des Inventars (Bestandsverzeichnis) zwingend notwendig ist.
Bei Betriebsprüfungen des Finanzamtes wird der Inventur meist große Bedeutung beigemessen. Wird eine Inventur nicht durchgeführt, ist die Buchführung des laufenden bzw. des folgenden Wirtschaftsjahres wegen des Grundsatzes des Bilanzzusammenhangs als nicht ordnungsgemäß einzustufen. Fallen dem Prüfer beim Inventar Ungereimtheiten oder gar Fehler auf, z.B. bei dem Warenbestand oder Kassendifferenzen, wird die Bestandsaufnahme als unvollständig angesehen werden, mit der Folge, dass das Finanzamt Zuschätzungen beim Umsatz und Gewinn vornehmen wird, die zu – nicht unerheblichen – Steuernachzahlungen führen können.
Form und Inhalt einer ordnungsgemäßen Inventur hängt wesentlich von der Art und Größe des Unternehmens ab. Generell gilt jedoch, dass die Inventur innerhalb einer angemessenen Frist von einem sachverständigen Dritten nachprüfbar sein muss. Hieraus ergibt sich die Pflicht, die Inventurunterlagen zu Kontrollzwecken zehn Jahre aufzubewahren.
In der Regel wird eine sog. Stichtagsinventur vorgenommen. Diese ist für den jeweiligen Bilanzstichtag vorzunehmen, und muss zeitnah – in der Regel innerhalb einer Frist von 10 Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag – erfolgen. Es muss jedoch sichergestellt sein, dass die Bestandsveränderungen zwischen dem Bilanzstichtag und dem Tag der Bestandsaufnahme mittels Belegen oder Aufzeichnungen ordnungsgemäß berücksichtigt werden. Eine längere Frist als zehn Tage ist nur aus besonderen Gründen zulässig.
Bei Vorliegen der Voraussetzungen des § 241 Abs. 2 HGB ist die sog. permanente Inventur zulässig, wobei der Bestand für den Bilanzstichtag nach Art und Menge anhand von Lagerbüchern festgestellt werden kann. Zu beachten ist hierbei jedoch u.a., dass in den Lagerbüchern sämtliche Bestände sowie Zu-und Abgänge nach Tag, Art und Menge eingetragen und diese auch durch Belege nachgewiesen werden müssen. Auch muss in jedem Wirtschaftsjahr mindestens einmal durch eine körperliche Bestandsaufnahme geprüft werden, ob das Vorratsvermögen, dass in den Lagerbüchern ausgewiesen ist, auch mit den tatsächlich vorhandenen Beständen übereinstimmt.
Des Weiteren kann bei der sog. zeitverschobene Inventur gemäß § 241 Abs. 3 HGB die jährliche körperliche Bestandsaufnahme ganz oder auch teilweise innerhalb der letzten drei Monate vor oder innerhalb der ersten zwei Monate nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden. Zu beachten ist hierbei jedoch, dass die zeitverschobene Inventur wie auch die permanente Inventur für Wirtschaftsgüter, die besonders wertvoll sind oder bei denen durch Schwund, Verderb o.ä. ins Gewicht fallende unkontrollierbare Abgänge eintreten können, nicht zulässig sind.
Wir empfehlen Ihnen, in jeder Hinsicht die Durchführung der Inventur gut vorzubereiten und den Termin hierfür so früh wie möglich zu legen. Denn je später z.B. die Stichtagsinventur nach dem Bilanzstichtag stattfindet, um so schwieriger gestaltet sich eine notwendige Rückrechnung auf den Stichtag. Auch auf die schriftlichen Aufzeichnungen der Bestandsaufnahme mittels Inventurlisten sollte große Sorgfalt verwandt werden, um die Inventur betriebsprüfungssicher festzuhalten. Es kann im Einzelfall auch durchaus angebracht sein, Ihren Steuerberater im Rahmen der Inventur mit der stichprobenartigen Kontrolle der aufgezeichneten Bestandsaufnahme zu beauftragen, um von vorne herein Fehler bei der Inventur zu vermeiden.
Für weitergehende Fragen stehen wir Ihnen in einem persönlichen Beratungsgespräch gern zur Verfügung. Bitte kontaktieren Sie uns für eine Terminvereinbarung telefonisch oder per E-Mail.